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Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung von onexma.de ist eine Onlinelösung und ist auch auf Smartphones und Tablets bequem zu bedienen. Sie können damit sehr einfach und flexibel Reisekosten abrechnen und Reisekostenabrechnungen verwalten. Unsere stetig wachsende Nutzerzahl und die durchweg positiven Rückmeldungen, die wir von den Nutzern unserer Reisekostenabrechnung erhalten, bestätigen unseren außergewöhnlichen Ansatz und die hohe Akzeptanz der Reisekostenabrechnung bei den Benutzern.


Als wohl erster Anbieter einer online Reisekostenabrechnung stellte Onexma seinen Nutzern Apps für verschiedene mobile Geräte zur Verfügung, mit deren Hilfe sie die Reisekosten bereits während der Reise erfassen und abrechnen können. Zudem zählt die Onexma Reisekostenabrechnung zu den wenigen in mehreren Sprachen erhältlichen Lösungen.

Bei der Entwicklung der Onexma Reisekostenabrechnung haben wir unser besonderes Augenmerk auf die einfache Erfassung der Reisekosten und der zugehörigen Belege auf jedem stationären oder mobilen Gerät und auf die intuitive Bedienung der Software gelegt! Daher können wir auf langwierige Schulungen und ein umfangreiches Handbuch verzichten. Bereits unser Präsentationsvideo vermittelt Ihnen einen guten Überblick, wie auch Sie ohne Vorkenntnisse Ihre Reisekostenabrechnung mit Onexma schnell und einfach erstellen können.

Derzeit arbeiten vor allem Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz mit unserer Reisekosten-Software. Mitarbeiter dieser Unternehmen nutzen sie allerdings in weit mehr Ländern, unter anderem für die Abrechnung von Reisekosten der Mitarbeiter in Frankreich, Belgien, Großbritannien, Spanien, Osteuropa, Thailand, Singapur, Indonesien und in die USA.

Die Onexma Reisekostenverwaltung vereinfacht deutlich die Administration von Dienst- und Geschäftsreisen, die Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter unternehmen. Sie bietet umfangreiche Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten, steht überall und jederzeit zur Verfügung, macht Spaß, spart Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und vermeidet Fehler.

Unsere Kunden weltweit



Im Folgenden erläutern wir Ihnen einige spezifische Vorteile, die die Onexma Onlinelösung bietet.

Vorteile der flexiblen und leistungsfähigen Onexma Reisekosten-Lösung

Unternehmen und Freiberufler nutzen verschiedenste Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung: Selbst erstellte und lokal gespeicherte Tabellen, kommerzielle, lokal installierte Software, externe Dienstleister für Buchhaltung und/oder Steuerberatung oder webbasierte Software. Die Flexibilität der Onexma Reisekostenabrechnung ist allerdings unübertroffen.

Nutzerorientierte Konfiguration als Arbeitserleichterung und für intuitive Bedienung

Die Onexma Reisekostenabrechnung lässt sich exakt nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren. Ob Reisearten, Reiseziele oder -länder, Verpflegungspauschalen, Aufwände, Abzüge, oder auch unternehmensinterne Reisekostenrichtlinien; Sie können Ihre Reisekostenabrechnung ganz einfach auf Ihren Bedarf abstimmen. So sparen Sie nicht nur viel Zeit in der täglichen Nutzung, zusätzlich wird die Onexma Reisekostenabrechnung damit zu einem einfach und intuitiv zu bedienenden Arbeitsmittel. Mit der selbst erklärenden Nutzeroberfläche mit übersichtliche Eingabemasken aber ohne überflüssige Funktionen werden Sie eine ganz neue Erfahrung machen: Ihre Reisekostenabrechnung macht auf einmal richtig Spaß!

Unterschiedliche Abrechnungsarten für verschiedene Anwendungen

Sie können drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung erfassen:

  • Reiseabrechnung
    Mit der Reiseabrechnung erfassen Sie alle Reisekosten, die für eine oder mehrere definierte Dienstreisen oder Geschäftsreisen anfallen. Sie behalten so den Überblick über Reisekosten, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt oder für eine bestimmte Kostenstelle anfallen.
  • Monatsabrechnung
    Die Monatsabrechnung erfasst alle Reisekosten, die in einem Monat entstehen, gleichgültig ob sie auf einer oder mehreren Dienstreisen oder Geschäftsreisen angefallen sind. Damit verfügen Sie über alle Informationen zur Berechnung monatlicher Reisekosten für einzelne Mitarbeiter, Abteilungen oder Kostenstellen.
  • Zeitraumsabrechnung
    Für die Zeitraumsabrechnung legen Sie selbst den Zeitraum fest, für den Sie Ihre Reisekosten abrechnen wollen, beispielsweise für das Geschäftsjahr oder auch nur für die Laufzeit eines bestimmten Projektes. Dabei können Sie je nach Bedarf auch hier Reisekosten von einer oder mehreren Dienstreisen oder Geschäftsreisen einbeziehen.

Für Monats- oder Zeitraumsabrechnungen werden die einzelnen Dienstreisen und Geschäftsreisen separat erfasst und lassen sich dann im Menü "Berichte" zu Jahres- oder Monatssummen zusammenfassen.

Welche Art der Reiseabrechnung für Sie empfehlenswert ist, hängt von der Struktur und Organisation Ihres Unternehmens, von der Reisekostenrichtlinie und von sonstigen Vorgaben für Geschäftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.

Standortunabhängig verfügbar

Die Onexma Reisekostenabrechnung arbeitet webbasiert. Das bedeutet, dass Sie von überall darauf zugreifen können. Alles, was Sie benötigen, ist eine Internetverbindung und ein beliebiges Eingabegerät. Im In- und Ausland, in der Zentrale oder einer Niederlassung, am Schreibtisch oder unterwegs, am Flughafen oder in der Bahn: Erfassen Sie Ihre Reisekosten da, wo sie anfallen und dann, wenn Sie Zeit dafür haben.

Erfassung von Reisen im und ins Ausland möglich

Die Onexma Reisekostenabrechnung enthält auch individuelle und gesetzliche Reisekostenregelungen für die Schweiz und für Österreich. Darüber hinaus bietet sie zahlreiche weitere Erleichterungen für die Abrechnung von Reisen ins Ausland und auch für Reisen von im Ausland arbeitenden Mitarbeitern. Als Beispiele seien hier die automatische Umrechnung von mehr als 65 verschiedenen Währungen basierend auf aktuellen Tageskursen, die Wahlmöglichkeit zwischen Meilen und Kilometern als Einheit für Entfernungsangaben, die automatische Berücksichtigung international unterschiedlicher Abrechnungspauschalen oder die Berechnung grenzüberschreitender Fahrtstrecken mit Google Maps genannt. Damit erfassen Sie Ihre Reisekosten bei Auslandsreisen ebenso einfach und komfortabel wie bei Reisen innerhalb Deutschlands.

Stationäre und mobile Eingabegeräte für maximale Unabhängigkeit

Die Onexma Lösung lässt sich mit nahezu jedem stationären oder mobilen Eingabegerät nutzen. Apps mit für PC, MAC (Apple Macintosh, OS X), Mobiltelefon (iOS, Android, Blackberry etc.) oder Tablets (iOS, Android, Windows etc.) optimierten Benutzeroberflächen bieten in jedem Fall maximalen Komfort und Funktionsumfang. Damit fällt Ihnen die Nutzung der Onexma Reisekostenabrechnung noch leichter und sie arbeiten noch unabhängiger.

Verschiedene Sprachversionen für internationale Nutzer

Onexma steht derzeit in einer deutschen und einer englischen Sprachversion zur Verfügung. International agierende Unternehmen nutzen dabei oft die Möglichkeit, dass der Reisende eine andere Sprachversion für die Eingabe seiner Daten nutzen kann als der Bearbeiter seiner Reisekostenabrechnung. So können im Ausland tätige Mitarbeiter deutscher Unternehmen ihre Reisekosten in englischer Sprache erfassen, während die Reisekostenabrechnung in der Zentrale in deutscher Sprache erstellt wird. Selbstverständlich ist auch der umgekehrte Fall für deutschsprachige Mitarbeiter ausländischer Unternehmen möglich.

SaaS für webbasierte Reisekostenabrechnung

Onexma wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten. Damit können Nutzer von überall her über das Internet zugreifen, der gesamte Aufwand für lokale Softwareinstallationen und Wartung auf Kundenseite entfällt. Onexma bietet eine detaillierte Online-Hilfe, leistet umfangreichen Telefonsupport und aktualisiert die Software in kurzen Intervallen. So ist sichergestellt, dass jedem Nutzer zu jeder Zeit die aktuellste Version der Reisekostenabrechnung zur Verfügung steht und dass Gesetzesänderungen oder neue Vorschriften mit Inkrafttreten berücksichtigt werden.

Kostenersparnis und ROI

Dank dieser Flexibilität erweist sich die Onexma Reisekostenabrechnung nicht nur als Alleskönner und echte Arbeitserleichterung. Sie erspart zudem erhebliche Investitionen und zudem Jahr für Jahr größere Beträge, die Unternehmen ansonsten für Personal und Arbeitszeiten bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Abrechnung der Reisekosten sowie für die Einführung und Administration der notwendigen Informationstechnologie aufwenden müssten. In sehr vielen Fällen erzielen Unternehmen deshalb bereits ab dem ersten Monat einen Gewinn mit der Onexma Reisekostenabrechnung.

Vorteile der Onexma Reisekostenabrechnung für unterschiedliche Nutzergruppen

Aufgrund ihrer Flexibilität, ihres Aufbaus, ihrer Funktionsweise und ihres großen Funktionsumfangs bietet die Onexma Reisekostenabrechnung zudem spezifische Vorteile für unterschiedliche Nutzergruppen.

Vorteile der Onexma Reisekostenabrechnung für Geschäftsreisende

Die Onexma Reisekostenabrechnung lässt sich sowohl auf dem MAC oder dem PC im Büro oder zuhause als auch auf mobilen Geräten uneingeschränkt nutzen. Sie benötigt lediglich eine Internetverbindung. Gleichgültig ob im Außeneinsatz für Monteure, vor Ort beim Kunden für Berater, im Außendienst für Vertriebler oder auf einer sonstigen Dienst- oder Geschäftsreise: Als Reisender erfassen Sie bereits unterwegs und ganz einfach Reiseziele, Fahrstrecken, Fahrtkosten, Spesen und Belege. Das funktioniert ganz intuitiv und Sie benötigen dafür weder eine langwierige Schulung noch ein umfangreiches Handbuch. So sparen Sie viel Zeit und Arbeit. Und nicht zuletzt kann Ihre Reisekostenabrechnung innerhalb kürzester Zeit geprüft und freigegeben werden und Ihre Auslagen werden deutlich schneller erstattet.

Vorteile der Onexma Reisekostenabrechnung für das Management

Mit umfangreichen Reportingfunktionen schafft die Onexma Reisekostenverwaltung jederzeit den vollständigen Überblick für die Unternehmensleitung. Gleichgültig, ob Sie die Reisekosten einzelner Mitarbeiter, die einer Abteilung, eines Projektes oder Ihres gesamten Unternehmens im Blick behalten wollen, die Onexma Reisekostenabrechnung stellt Ihnen zu jedem Zeitpunkt alle relevanten Informationen und Auswertungen in übersichtlicher Form zur Verfügung.

Vorteile der Onexma Reisekostenabrechnung für die Buchhaltung

Die Reisekostenabrechnung jedes Mitarbeiters wird unmittelbar online in die Buchhaltung seines Unternehmens übertragen. Alle Daten werden automatisch in das Buchhaltungssystem eingespeist und können dort weiter verarbeitet werden. Auf diese Weise werden Verarbeitungszeiten verkürzt, Fehler vermieden und die Kosten für die Weiterverarbeitung deutlich reduziert.

Vorteile der Onexma Reisekostenabrechnung für die IT-Administration

Die Onexma Reisekostenabrechnung lässt sich online von jedem Nutzer zu jeder Zeit und von jedem Ort aus nutzen, an dem eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Sie erfordert keine lokale Installation, keine lokale Infrastruktur, keine Schulungen, keinen lokalen Support, keine Administration und keine lokalen Updates. An die IT-Administration stellt sie daher keine zusätzlichen Anforderungen. Dennoch erlauben ihre verschiedenen Ein- und Ausgabeformate die nahtlose und funktionale Einbindung in die bestehende IT-Infrastruktur nahezu jedes Unternehmens.

Vorteile bietet auch die Geräteunabhängigkeit wodurch die Lösung im Browser und in der App genutzt werden kann. So werden Benutzer mit allen Geräten eingebunden: Desktop und Laptop PC, Mac, Apple Macintosh, OS X, Mobiltelefone mit iOS, Android, WindowsMobile, Blackberry etc. sowie Unix/Linux Clients und Tablets wie iPad oder mit Android und Windows.

Vorteile der Onexma Reisekostenabrechnung für Steuerberater

Auch für Steuerberater bietet die Onexma Reisekostenabrechnung eine effiziente Arbeitserleichterung. Mandanten, die die Onexma Reisekostenabrechnung im eigenen Unternehmen nutzen, übertragen damit ihre Daten automatisiert zu ihrem Steuerberater. Verzögerungen und Übertragungsfehler sind damit praktisch ausgeschlossen. Zudem entfällt die manuelle Erfassung, ein Kostenvorteil, den jedes Unternehmen zu schätzen weiß.

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Neben den Reisekostenabrechnungen können Sie mit der Onexma Software auch Ihre Urlaubstage/Urlaubsanträge, Krankentage, Arbeitsmittel und Stundenzettel online verwalten.